Datenschutzhinweise zum Einsatz des Videodienstes BigBlueButton an der Katholischen Hochschule Nordrhein-Westfalen
Die Katholische Hochschule Nordrhein-Westfalen (nachfolgend „Katholische Hochschule“ oder „wir“) organisiert diverse Meetings und Veranstaltungen in unterschiedlichen Formaten und setzt hierbei vermehrt auch Videokonferenztechnik ein.
Diese Datenschutzhinweise dienen dazu, die Teilnehmenden an Videokonferenzen mit BigBlueButton darüber zu informieren, wie und in welchem Umfang die Katholische Hochschule hierbei Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Eine Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz (KDG). Das KDG finden Sie zusammen mit weiteren allgemeinen Datenschutzhinweisen auf unserer Homepage (www.katho-nrw.de/datenschutz).
Für uns ist der vertrauensvolle Umgang mit personenbezogenen Daten sehr wichtig. Bevor Sie sich zu einer unserer Veranstaltungen anmelden, bitten wir Sie, diese Datenschutzhinweise sorgfältig zu lesen.
Für die Datenverarbeitung Verantwortlicher, Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:
Katholische Fachhochschule gGmbH
Geschäftsführer: Bernward Robrecht
Wörthstraße 10
50668 Köln
Telefon: +49 (0)221 7757-0
E-Mail: kanzler(at)katho-nrw.de
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Katholische Fachhochschule gGmbH
Betrieblicher Datenschutzbeauftragter
Wörthstraße 10
50668 Köln
Telefon: +49 (0)221 7757-503
E-Mail: datenschutzbeauftragter(at)katho-nrw.de
Allgemeine Hinweise zur Videokonferenztechnik
Zur Durchführung von Videokonferenzen nutzen wir die Open-Source Software BigBlueButton (siehe www.bigbluebutton.org). Bei BigBlueButton handelt es sich um eine Softwarelösung, die auf den eigenen Systemen der Katholischen Hochschule installiert ist, so dass keinerlei Daten an den Anbieter der Softwarelösung übermittelt werden.
Informationen zur Datenverarbeitung
Erhobene Daten
Automatisch erhobene Informationen:
- IP-Adresse
- Geräte-/Hardware-Informationen zum Endgerät des/der Teilnehmers/Teilnehmerin
- Zeitstempel
- Optional: Name des/der Teilnehmers/Teilnehmerin beim Beitritt zur Videokonferenz
- Audio-/Videodaten
Durch den/die Teilnehmer_in generierte Informationen:
- Optional: Bei Nutzung der Chatfunktion von dem/der Teilnehmer_in erzeugte Texte oder von ihm_ihr hochgeladene Dateien
Zwecke, Rechtsgrundlagen und Speicherdauer
Die vorgenannten Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet, die zugleich unser berechtigtes Interesse abbilden: Gewährleistung eines reibungslosen Einsatzes der Videokonferenztechnik. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist § 6 Abs. 1 lit. g KDG bzw. § 6 Abs. 1 lit. b KDG, soweit es um freiwillig vom/von der Teilnehmer_in generierte Informationen geht.
Die Daten werden nur auf den eigenen Systemen der Katholischen Hochschule verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben. Sowohl die automatisch erhobenen Informationen als auch die benutzergenerierten Informationen werden sofort nach Ende der Videokonferenz automatisch gelöscht.
Um die Sicherheit der Daten bei der Übertragung zu gewährleisten, verwendet die Katholische Hochschule Verschlüsselungsverfahren nach dem aktuellen Stand der Technik (SSL und TLS).
Kategorien von Empfängern
Ihre personenbezogenen Daten werden unter Umständen ganz oder teilweise an folgende Kategorien von Empfängern weitergegeben bzw. diesen offengelegt:
- Organisationsteam der jeweiligen Veranstaltung
- Dem Dezernat III (Finanzen) bei kostenpflichtigen Veranstaltungen
- Den Mitarbeitenden, die für die Pflege von Verteilerlisten nach entsprechend vorliegender Einwilligung zuständig sind
- Von uns eingesetzte Dienstleister, die uns bei unserer Geschäftstätigkeit unterstützen (insbesondere IT-Dienstleister, z.B. für die Wartung unserer IT-Systeme, für die Finanzbuchhaltung, für den Betrieb
Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung Ihrer Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation außerhalb der EU findet in aller Regel nicht statt. Jede Verlagerung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgt generell nur, wenn die besonderen Voraussetzungen der §§ 39 ff. KDG erfüllt sind.
Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch gegen die Verarbeitung, Widerruf der Einwilligung
Sie haben gemäß § 17 KDG ein Recht auf Auskunft zu den von uns verarbeiteten Daten zu Ihrer Person. Sie haben unter den Voraussetzungen des § 18 KDG ein Recht auf Berichtigung unrichtiger und ggf. auf Vervollständigung unvollständiger Daten zu Ihrer Person. Auch steht Ihnen gemäß § 19 Absatz 1 KDG ein Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu, wenn einer der Löschungsgründe des § 19 Absatz 1 KDG gegeben ist, es sei denn die Verarbeitung ist gemäß § 19 Absatz 3 KDG erforderlich. Ferner haben Sie unter den Voraussetzungen des § 20 KDG das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten. Gemäß § 22 haben Sie auch das Recht auf Übertragung der eigenen personenbezogenen Daten zu einem Anbieter, wenn die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung oder aufgrund eines Vertrags erfolgt. Zudem können Sie der Datenverarbeitung widersprechen, sofern die Voraussetzungen des § 23 KDG gegeben sind.
Soweit eine Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit ganz oder teilweise mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtsmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Es erfolgt dann eine unverzügliche Löschung Ihrer Daten, wenn keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.
Weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling im Sinne des § 24 Abs. 1 und 4 KDG finden statt.
Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht
Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen gesetzliche Datenschutzvorschriften verstößt. Die für uns zuständige Datenschutzaufsicht erreichen Sie unter:
Katholisches Datenschutzzentrum Dortmund
Brackeler Hellweg 144
44309 Dortmund
Telefon: +49 (0)231 138 985 -0
E-Mail: info(at)kdsz.de